Le mauvais usage du mail

Et oui, le mail serait « has been » ou plus exactement victime de son succès.

iI n’est plus le chouchou des outils pour joindre son correspondant mais il est devenu :

• Le « sanctuaire » des messages à archiver.
• Le roi du mail en « COPIE à »
• Le champion de la «tactique du singe » = Le singe symbolise un problème dont on voudrait se débarrasser et hop un mail pour passer le singe !

Des chiffres « impressionnants » et qui parlent d’eux mêmes 

• 500 milliards d’emails par jour
• Près de 30% du temps consacré par les employés à lire et trier ses mails selon une étude Mc Kinsey de 2013

Dans son livre plein d’humour et de vérités  « Mes mails m’emm…mêlent. Lire vos mails nuit gravement à la santé », Yannick Chatelain résume très bien l’effet mail au retour des vacances : « Il ne suffira que d’une minuscule seconde, genre nano, pour transformer votre teint hâlé en teint pâlot. La nano seconde suivant, vous reprendrez votre couleur blème-verdâtre usuelle ! »

Diminuer ses mails, c’est aussi réduire l’empreinte carbone.

On ne le dit pas assez ou en tout cas, ça ne se voit pas autant que la pollution atmosphérique mais selon l’ADEME, « réduire de 10% l’envoi de courriels incluant systématiquement son responsable et un de ses collègues au sein d’une entreprise de 100 personnes permet un gain d’environ 1 tOnne équivalent CO2 sur l’année (soit un aller retour Paris/ New York) .

Dit comme cela, on se doit de repenser stratégie pour la gestion de ses mails.

Gérer le problème culturel français est aussi un début de solution

Il y a 2 habitudes à changer

1.  Arrêter de vouloir sans cesse répondre immédiatement au mail comme si cette action permettait de s’en débarrasser au plus vite mais un autre mail suivra puis un autre …..
2. Arrêter de vouloir soit mettre en copie l’ensemble de l’entreprise soit de vouloir être en copie systématiquement de tout !

Reprendre le contrôle sur les outils

Plus facile à dire qu’à faire mais l’outil doit s’adapter à l’homme, et pas en prendre le contrôle. La boîte mail , qu’elle soit sur son ordinateur ou son portable dirige notre vie, génère stress et n’incite pas à la concentration.

C’est à vous de gérer le flux de mails internes :

• le directeur doit demander des CR hebdo ou mensuels mais évitez d’être le « singe » en copie de tout
• la personne qui écrit le mail doit aussi se demander si elle utilise le bon outil pour son besoin : le téléphone ?
• soyez précis dans l’OBJET du mail : il est même primordial pour que vos mails soient lus : ATTIRER l’attention

Ne pas les gérer c’est juste déplacer les problèmes

N’avez vous pas remarqué ces nouvelles habitudes pour « essayer » de joindre une personne et d’avoir une réponse rapide à sa question.

OUI, aujourd’hui on ESSAIE de joindre une personne. Plus on a de moyens d’être joint, plus on peut être injoignable. On a tous été « victimes » de cette situation.

Alors on passe par tous les outils : téléphone fixe, portable, 2^nd portable, puis mail puis on finit par le SMS.

Le SMS devient l’alternative au mail , son héritier mais va t il devenir le nouvel outil professionnel , lui qui était pour le moment réservé à notre sphère personnelle ?